Dėl dokumentų, išduotų Europos Sąjungos valstybėse narėse, legalizavimo ir daugiakalbės standartinės formos

Jau buvo skelbta 2019 m. ir gyventojai, gyvenantys užsienyje bei pateikiantys Lietuvos institucijų išduotus dokumentus užsienio valstybių institucijoms naudojasi šia paslauga, tačiau nepakankamai, todėl dar kartą norime atkreipti dėmesį į Europos Parlamento ir Tarybos 2016 m. liepos 6 d. reglamentas (ES) Nr. 2016/1191. Reglamentu supaprastinami formalumai, su kuriais susiduria Europos Sąjungos (toliau – ES) piliečiai, pateikdami vienoje ES valstybėje narėje išduotus dokumentus kitos ES valstybės narės valdžios institucijoms:
atsisakoma legalizavimo ir tvirtinimo pažyma apostille (4 straipsnis);
atsisakoma reikalavimo kartu su originalu pateikti ir patvirtintą dokumento kopiją (5 straipsnio 1 dalis);
leidžiama priimti kitoje ES valstybėje narėje patvirtintą kopiją (5 straipsnio 2 dalis);
atsisakoma reikalavimo pateikti patvirtintą vertimą, jei pateikiama daugiakalbė forma (6 straipsnio 1 dalis);
pripažįstamas kitoje ES valstybėje narėje patvirtintas vertimas (6 straipsnio 2 dalis).

Dokumentai, kuriems taikomas Reglamentas (2 straipsnis)
supaprastinta tvarka galioja dokumentams, kurių pirminė paskirtis yra patvirtinti šiuos faktus: gimimą, mirtį, vardą ir pavardę, santuoką, įskaitant santuokinį veiksnumą ir santuokinę padėtį, santuokos nutraukimą, separaciją ar santuokos pripažinimą negaliojančia, registruotą partnerystę, įskaitant kliūčių ją sudaryti nebuvimą ir registruotos partnerystės padėtį, registruotos partnerystės nutraukimą, separaciją ar pripažinimą negaliojančia, tėvystę, įvaikinimą, nuolatinę gyvenamąją vietą ar gyvenamąją vietą, pilietybę; taip pat dokumentams, patvirtinantiems, kad asmuo yra gyvas; dokumentams, patvirtinantiems, kad asmuo neteistas; dokumentams, pagrindžiantiems kai kurias asmens rinkimų teises.

Reglamentas taikomas ES valstybės narės valdžios institucijos ar pareigūno išduotiems dokumentams. Atkreiptinas dėmesys, kad Reglamentas nebūtų taikomas trečiųjų (ne ES) valstybių institucijų išduotiems viešiesiems dokumentams (2 straipsnio 3 dalies a) punktas), taip pat  trečiųjų (ne ES) valstybių institucijų išduotų viešųjų dokumentų kopijoms, nors tas kopijas yra patvirtinusi ES valstybės narės institucija (2 straipsnio 3 dalies b) punktas).

Reglamentas netaikomas teisinių pasekmių, susijusių su minėtų dokumentų turiniu, pripažinimui, juo nesiekiama pakeisti ES valstybių narių materialinę teisę ir neįpareigojama išduoti viešuosius dokumentus, kurie neegzistuoja pagal nacionalinę teisę (pvz., dokumentų dėl registruotos partnerystės).

Dėl apostilės pagal Hagos konvenciją ir Vienos konvencijos taikymo
Reglamentas nustato, kad asmenys, jei jie to pageidauja, galės ir toliau naudotis kitomis sistemomis, kuriomis nustatoma, kad viešiesiems dokumentams netaikomas reikalavimas juos legalizuoti ar tvirtinti apostile. Tai reiškia, kad ir toliau galės būti išduodami išrašai pagal Vienos konvenciją (konstatuojamosios dalies 4 ir 11 punktai), jei asmuo tokį išrašą pageidauja pateikti kitoje ES valstybėje narėje, kuri yra prisijungusi prie Vienos konvencijos, taip pat priimami tokie išrašai. Asmenys galės gauti arba prašyti išduoti apostilę pagal 1961 m. spalio 5 d. Hagos konvenciją dėl užsienio valstybėse išduotų dokumentų legalizavimo panaikinimo, jeigu nuspręs jos prašyti (konstatuojamosios dalies 5 punktas). Tada bus reikalingas patvirtintas vertimas į lietuvių kalbą.

Daugiakalbės standartinės formos (6-12 straipsniai)
Reglamentas nustato, kad tuo atveju, jei pateikiami kitoje ES valstybėje narėje išduoti viešieji dokumentai, prie kurių pridedama daugiakalbė standartinė forma (toliau – forma), vertimo nereikalaujama.

Daugiakalbės formos asmens prašymu gali būti pridedamos prie gimimo, santuokos, mirties įrašą liudijančių išrašų, prie pažymų, patvirtinančių kliūčių sudaryti santuoką nebuvimą, prie pažymų apie asmens deklaruotą gyvenamąją vietą ir prie pažymų dėl įtariamųjų, kaltinamųjų ir nuteistųjų registro duomenų apie fizinį asmenį.

Formos naudojamos tik kaip vertimo pagalba, jos pridedamos prie anksčiau minėtų dokumentų ir neturi savarankiškos teisinės galios. Formos turėtų atspindėti tų dokumentų, prie kurių jos yra pridedamos, turinį. Formą sudaro standartinė dalis, sudaryta iš elementų, išdėstytų Reglamento prieduose, nestandartinė dalis, sudaryta iš konkrečiai šaliai skirtų įrašų ir daugiakalbių įrašų (standartinių ir skirtų konkrečiai šaliai) glosarijai visomis oficialiosiomis ES institucijų kalbomis.

Kitoje ES valstybėje narėje parengta forma Lietuvos Respublikoje priimama tik tuo atveju, jei viena iš kalbų, kuria ji parengta, yra lietuvių kalba. Be to, atkreiptinas dėmesys, kad dokumentai, kaip ir iki šiol, gali būti pateikiami be daugiakalbės standartinės formos, o su įprastu vertimu į lietuvių kalbą. Daugiakalbės standartinės formos vienintelis tikslas turėtų būti palengvinti viešųjų dokumentų, prie kurių jos pridedamos, vertimą. Atitinkamai tokios formos neturėtų judėti tarp valstybių narių, kaip atskiri dokumentai, o tik kartu su viešaisiais dokumentais, prie kurių jos pridedamos;  Vis dėlto, valdžios institucija, kuriai viešasis dokumentas teikiamas, turėtų galiausiai nuspręsti, ar į daugiakalbę standartinę formą įtraukta informacija yra pakankama to viešojo dokumento tvarkymo tikslais, ir jei manoma, kad informacijos trūksta, valdžios institucijos gali pareikalauti viešojo dokumento arba daugiakalbės standartinės formos turinio patvirtinto vertimo.

Pasvalio rajono savivaldybės administracijos  Civilinės metrikacijos skyriui 2021 m. įtraukiant į apskaitą užsienyje gimusio Lietuvos Respublikos piliečio vaiko gimimą, buvo pateiktos 3 daugiakalbės formos prie vaiko gimimo įrašų iš Ispanijos, Nyderlandų ir Danijos. Mūsų piliečiai pageidavo gauti daugiakalbę formą tik prie pažymos, patvirtinančios kliūčių sudaryti santuokai nebuvimą, kurias vežėsi pateikti 2 Ispanijos, po vieną Italijos, Kipro, Vokietijos ir Danijos valstybinėms institucijoms.

Civilinės metrikacijos skyriaus informacija